Episódio 004 – Como mandar bem em apresentações orais: comunicação entre especialistas


No episódio passado, [como mandar bem em apresentações orais], nós falamos sobre as vantagens de desenvolver softs skills praticando diferentes tipos de comunicação oral durante o seu doutorado. E como a habilidade de se comunicar de forma eficaz aumenta o valor da sua titulação no mercado de trabalho, seja na academia ou fora dela.

Hoje falaremos como estruturar apresentações orais e também sobre como escapar de 3 escorregões bem comuns. Imagina a cena, você bem preparada para responder perguntas super técnicas sobre como são os processos, como são feitas as análises, mas tem branco quando alguém pergunta algo do tipo “por quê?” e “pra quê?”. Ou então você correndo para terminar a sua apresentação porque o tempo está esgotando mas com um monte de resultados para mostrar. Ou, ainda, aquela apresentação está marcada, mas você não tem os resultados que você esperava ou, pior, você não tem resultado nenhum para apresentar.
Calma que nós vamos construir uma estrutura de apresentação para evitar essas situações e ainda melhorar as suas habilidades de comunicação.

4 partes da comunicação oral

Vamos começar por escolher uma segmentação para as nossas comunicações orais. A que eu escolhi é composta por 4 pontos:
  • audiência,
  • mensagem,
  • estrutura e
  • argumentação.

Audiência

No nosso caso a audiência é um público que sabe tanto quanto ou mais que você sobre o tema, o que implica que a maior parte da linguagem utilizada será técnica e específica ao tema.

Mensagem

A mensagem é o objetivo da sua apresentação. Por exemplo, apresentar um artigo num journal club ou os resultados da sua pesquisa em um congresso. A mensagem que você quer passar deve estar muito clara; ela é a bússola da sua apresentação.

Argumentação

A argumentação será totalmente baseada nos seus resultados e nas fontes consultadas. É nessa parte da apresentação que suas qualidades de cientista se sobressaem através de análises rigorosas, pensamento crítico, compreensão da contexto dos resultados, entre outros.
Para escolher o número de argumentos lembre-se que a mensagem é a sua bússola: a cada argumento elaborado pergunte-se criticamente se ele fortalece a mensagem e se ele é realmente necessário. Você pode pensar que essa parte do processo é óbvia mas cientistas têm o hábito de considerar todo o pedaço de informação revelante, principalmente se foi trabalhoso para conseguir aquela informação. E geralmente tudo é trabalhoso. Então dedique seu tempo de apresentação ao que acrescenta a sua narrativa.

Estrutura

A estrutura que vamos utilizar é a mesma dos textos argumentativos dissertativos que você aprendeu na escola:
  • introdução, onde a mensagem é apresentada;
  • argumentos;
  • conclusão, onde a mensagem é repetida com base no que foi apresentado nos argumentos.
Será na estrutura da sua apresentação que diferenciamos as suas competências científicas das habilidades de comunicação. É aqui que você tem oportunidade de desenvolver e aprimorar essa soft skill.
Até aqui falamos como segmentar apresentações orais em mensagem, audiência, argumentação e estrutura. Agora vamos a alguns exemplos de estruturas pouco eficientes e como remodelá-las.

3 tipo de escorregões comuns em apresentações

  • Apresentação descontextualizada

“Muito interessante esse paper que você apresentou. E qual a relação com a sua pesquisa?”
Falamos sobre como é importante ter a mensagem clara. Mas o que acontece quando ela não está? Para explorar esse tópico, vamos usar como exemplo uma reunião de journal club. Imagina uma pessoa que acabou de chegar no departamento, talvez começando o mestrado. Nesse caso imagine que ela supere as expectativas em termos de técnica, sabendo muito bem sobre os “comos” de processos e análises, mas ela não tem claro os “por quês?” e “pra quês?” do artigo apresentado. Dito de outra forma, ela definiu como mensagem a descrição sequencial do artigo sem fazer a conexão necessária com o próprio tema de pesquisa ou com a expectativa da audiência, com o contexto no qual aquele artigo está sendo apresentado. Como consequência, a apresentação fica aparentemente sem objetivo. Como evitar isso?
Em geral, nos casos tipo journal club, temos dois tipos de mensagem comum. Uma é focada nas análises e técnicas do artigo e a outra tem o foco nos resultados em si. Se o objetivo é apresentar análises ou técnicas, os resultados são parte da motivação, mas não as estrelas do show. Nesse caso você quer explorar com a audiência os detalhes das análises, talvez para comparar com as técnicas usadas no seu grupo ou para adaptá-la em uma questão que você esteja pesquisando. Portanto a maior parte do tempo da sua apresentação deve ser investida nas análises/técnicas. Por outro lado, se o foco são os resultados, dedique pouco tempo apresentando as análises e técnicas, mesmo que você as conheça em detalhes. Por exemplo, o seu objetivo durante o journal club pode ser propor repetir um dado experimento, citado pelo artigo, com as técnicas do seu grupo e comparar o resultado com o obtido no artigo apresentado.
Seja em um tipo ou outro de apresentação você terá que saber sobre as análises e os resultados. No entanto, vou insistir aqui, cada objetivo demanda que você faça uma escolha de narrativa para ressaltar o que você considera mais importante para a audiência, mantendo o equilíbrio entre os “porquês”, “para quês” e “comos” de acordo com o seu objetivo. É importante ter em mente que o que você fala em 15 minutos ou 1 hora não é e nem deve ser uma compactação de tudo o que você sabe sobre um tema. Uma comunicação eficaz seleciona de maneira eficiente a informação necessária para a audiência acompanhar onde você quer chegar. Não tente comprimir tudo o que você sabe sobre um tópico em nenhuma apresentação.
  • Apresentação cronológica

“Aí daí eu fiz isso, depois eu estudei aquilo, depois eu testei aquilo outro, e aí eu comecei a investigar blá blá blá. E, pra concluir, er… eu ainda não concluí nada.”
Agora vamos falar sobre problemas na argumentação. Esse tipo de cenário é comum quando apresentamos resultados parciais ou andamento de trabalhos, quando ainda não obtivemos nenhuma conclusão definitiva. Por exemplo, quando você mal começou um projeto, como no início do doutorado ou, numa situação mais crítica, descobriu pouco antes da apresentação inconsistência ou erros que invalidaram seus resultados. Isso é assustador, mas acontece. Se você tem outros projetos e, portanto, outros resultados, talvez você possa mudar a sua apresentação. Outras vezes, não há caminho alternativo porque o objetivo fundamental, a mensagem da apresentação, é falar sobre o que você anda fazendo. E aí? Como você sai dessa de uma maneira elegante?
Primeiro de tudo, controle a insegurança. Seja por falta de tempo, por questões técnicas ou problemas de outra natureza, é claro que você preferiria ter resultados brilhantes para apresentar. Quem não, não é mesmo? Mas não coloque todo o seu trabalho a perder por conta de um passo para trás. Coisas dão errado. Veja como uma oportunidade para aprender como contornar esse tipo situação e projetar credibilidade como profissional. Lembre-se que o doutorado treina para ser cientista e isso inclui profissionalismo: seriedade, competência, responsabilidade, principalmente quando as coisas vão mal.
Partindo da estrutura que estamos discutindo nesse episódio, o ideal seria começar sua apresentação declarando seu objetivo, sua mensagem, passando aos argumentos e concluindo reafirmando o objetivo citado no início da exposição. Quando você tem os resultados do projeto, essa sequência é bem natural. Já quando os resultados faltam, você pode ter a impressão que a apresentação perdeu o propósito. A minha sugestão aqui é que você reverta a mensagem da apresentação. Ao invés de focar a discussão nos resultados x,y,z, discuta porque o seu projeto é uma boa ideia para obter os resultados x, y, z. Isso lhe dará a oportunidade de usar como argumentos como o projeto está organizado, quais os aspectos técnicos, qual a sequência dos processos, apresentar resultados parciais e inclusive falar sobre os problemas encontrados de um jeito mais consistente. Eu recomendo essa estrutura principalmente se você está no início de projeto, como no início do doutorado, por exemplo.
Como última recomendação, evite apresentações “cronológicas”. Às vezes a gente perde perspectiva do que é importante no projeto por conta da falta de resultados e estrutura a apresentação numa sequência de “primeiro eu fiz isso, depois eu estudei aquilo, depois aquilo outro. E… ainda não tenho nenhum resultado para apresentar”. Esse tipo de estrutura é ruim por duas razões: Primeira: é pouco eficaz. Você provavelmente tentou compensar a falta de resultados enumerando o quanto sabe ou aprendeu. Esse não é o objetivo de uma apresentação, salvo talvez no contexto de provas orais. Segunda: é pouco profissional. Você deixa a audiência esperando pelo momento que você vai finalmente anunciar algo e quando o momento chega, você anuncia que não há nada a ser anunciado. Parece engraçado, mas a impressão que dá é que sua apresentação foi uma perda de tempo tanto para você quanto para quem assistiu. Se você já passou por apresentações assim provavelmente não teve nenhuma consequência ruim a curto prazo. Mas também a experiência não trouxe nada muito positivo à sua carreira nem a curto nem a longo prazo. Então, só evite.
  • Apresentação estourada

“Vou-ter-pular-esse-slide-e-esse-tb-tenho-que-parar-aqui-porque-meu-tempo-acabou-já-tem-15-minutos!!!”
Num outro momento da carreira você pode se encontrar no extremo oposto da situação anterior. Você tem muitos resultados interessantes, vários artigos publicados e projetos bem sucedidos. Combinado a isso veio aquela oportunidade de apresentar seu trabalho em uma conferência cheia de gente importante, uma chance excelente para impressionar potenciais colaboradores. O seu primeiro impulso pode ser compactar todos os seus resultados bacanas na mesma apresentação. Você trabalhou muito para chegar até aqui, você merece. E exatamente por isso eu te sugiro: não transforme sua apresentação num compactão!
Para você não ter dúvidas, vou explicar o que estou chamando de compactão. Em geral, a introdução é excelente e bem motivada. Depois, os argumentos são apresentados parecendo um filme que não foi editado direito: as cenas são lindas, mas a gente não consegue acompanhar a história. A sensação é de que a apresentação foi um inception de várias outras mini apresentações. Outra característica do compactão é a impressão de correira, do tempo não ser suficiente. E o grand finale vem sem fôlego no melhor estilo “vou-ter-que-parar-aqui-porque-meu-já-tempo-acabou”.
Se você já fez esse tipo de apresentação, você pode até dizer que atingiu o seu objetivo, impressionou muita gente e iniciou discussões importantes nesse dia. E isso é excelente. Mas não é disso que estamos falando quando queremos desenvolver soft skills. O ponto de você treinar comunicação eficaz é se tornar um profissional confiável em comunicar melhor para diversas audiências e não apenas para gente com o mesmo ou mais conhecimento que você. Se você cria uma apresentação difícil de acompanhar, você perde a oportunidade de exercitar essa habilidade. E, não se engane, transformar temas complexos em narrativas fáceis de entender é um exercício difícil no qual se aprende muito. Vai por mim, vale a pena.
Então a minha sugestão aqui é que você dedique tempo para preparar a sua apresentação até que a narrativa fique completa, com começo, meio e fim. Não se preocupe tanto com as coisas que você deixar de fora. Sempre dá para fazer auto promoção de um jeito criativo. Nas apresentações por slide, por exemplo, você pode usar o slide final como teaser de outros trabalhos e assim dar espaço para os resultados que ficaram de fora. O mais importante é criar uma narrativa que tenha equilíbrio entre os “porquês”, “pra quês” e “comos” de acordo com a mensagem que você quer passar e dentro do tempo de fala, sem correrias.
Você saindo da sua próxima apresentação.
Aproveite as ocasiões das suas exposições para explorar formas eficazes de se comunicar e aprender. Vale muito a pena tanto para sua carreira acadêmica quando fora da academia. E, para o pessoal de exatas especialmente, o senso comum já nos considera péssimos comunicadores, então imagina a vantagem que você terá sabendo se expressar. Isso é importante se você faz divulgação científica ou data science. A gente volta a falar mais sobre isso outro dia. Por hoje vamos encerrar lembrando mais uma vez da nossa segmentação para apresentações orais: mensagem, audiência, argumentos e estrutura. E boa prática!
Se você quiser discutir sobre o seu caso em particular, entre em contato pelo meu site.
Meu nome é Josephine Rua e você ouviu o podcast Dotôrando em josephinerua.org.

Música: Right Place, Right Time por Silent Partner 
Efeitos sonoros: freesound

 

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